PCスキル【文字の一括編集＊３パターン】エクセル・ワード
職場で、
「ここも文字変わってません！」
こんなやり取りが良くあるので、
一括編集の方法を知っていたら、簡単なので、
お伝えしておこうと思います。
「例文」の入ったテンプレートによくある出来事
問題となるのは、
テンプレート・見本などの
雛形に「例」として、もともと文字が入っていて、
その文字を変更して、使い回す。。。
そこで、一つずつ直していたら、
直し忘れのミスが起こる。
職場内の書類なら、間違っていても問題ありませんが、
外部へ提出するような書類なら、
ミスは避けたいものです。。。
私は、
職場内で見つけたミスを利用して、
便利機能の練習に活用しています(^^♪
①エクセル：『＝』で自動一括変更
この式を使った場合、場所を変えると。。。
こんな感じで、
C5の場所名をクリックして、場所を変更すると、
下の文も場所名は「C5セル」を指定しているので、自動的に反映し、書き換えられます。
「ここも同じにしてね！」
これは、「＝」を使えばOK。
あとは指定セルをクリックすると、勝手に式にセル名が入ります。
あと、繋げたい文があったら、＆”文字”
このように、＆でつなげて、
””の中に、文字を入れます。
例えば、
=”各位：”&C5&”前の集合時間はAM9：00です。”
こんな文を「＝」で入れておくと
各位：○○会館前の集合時間はAM9：00です。
と出てきます。
これも、
9：00の部分をどこかのセルに指定して＆で繋げば、
時間も他と連動して導入することできます。
（表紙に書いた時間が、文章内も編集できるとか。。。）
②『シート選択』で同時一括編集
この変更を、
他のシートも同時に選択して一括で行うことが出来ます。
同じテンプレートをコピーしたものなら、
変更するセル番号も同じなので、同時に行えます。
全てのシートを選択して、一つのシートで変更した文字は、
他のシートの同じ場所を同じ文字に変更できます。
③エクセル・ワード：『置換：CTRL+H』のショートカットを使う
「＝」を入れていない、例文の入ったテンプレートで、
同じ文字をすべて書き換えしたい場合、
一括で置換できます。
まず、
CTRL＋Hのショートカットで
置換BOXを出します。
今の文字を上段に。
変更したい文を下段に書いて、
まず、すべて検索をクリック。
すると「〇〇セル見つかりました。」
と出ます。
そのすべてを置換したい場合は、
「すべて置換」をクリックすると、一括変更できます。
一つずつ置換したい場合は、
検索で場所を指定してくれるので、
一つずつ選んで、「置換」をクリックします。
ショートカットを忘れそう。。。
そんな時は、
ホームから、
右端の「検索と選択」を押すと「置換」アイテムが出てくるので、
そちらから開いても出来ます。(^^♪
↑ワードも同じです。
他にも方法はあると思いますが、
こんな簡易的な方法で、「書き換えミス」をなくすことが出来るので、
エクセルやワードで同じ文字を使う場合は、
こんな一括変換を活用しています♪
エクセルもワードも、
まだまだ活用できていない便利機能がありますが、
知っているものは、
できるだけ活用して、時短やミス削減に貢献していこうと思います♪