PCスキル【文字の一括編集*3パターン】

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PCスキル【文字の一括編集*3パターン】エクセル・ワード

職場で、

「ここも文字変わってません!」

こんなやり取りが良くあるので、

一括編集の方法を知ってたら、簡単なので、

お伝えしておこうと思います。

「例文」の入ったテンプレートによくある出来事

問題となるのは、

テンプレート・見本などの

雛形に「例」として、もともと文字が入っていて、

その文字を変更して、使い回す。。。

そこで、一つずつ直していたら、

直し忘れのミスが起こる。

職場内の書類なら、間違っていても問題ありませんが、

外部へ提出するような書類なら、

ミスは避けたいものです。。。

私は、

職場内で見つけたミスを利用して、

便利機能の練習に活用しています(^^♪

①エクセル:『=』で自動一括変更

=指定セル&”文字”(&””でどこまでも続けることが出来る。)

この式を使った場合、場所を変えると。。。

場所を変更したら、下の文章も自動で書き換えされる。

こんな感じで、

C5の場所名をクリックして、場所を変更すると、

下の文も場所名は「C5セル」を指定しているので、自動的に反映し、書き換えられます。

「ここも同じにしてね!」

これは、「=」を使えばOK。

あとは指定セルをクリックすると、勝手に式にセル名が入ります。

あと、繋げたい文があったら、&”文字”

このように、&でつなげて、

””の中に、文字を入れます。

えば、

=”各位:”&C5&”前の集合時間はAM9:00です。”

こんな文を「=」で入れておくと

各位:○○会館前の集合時間はAM9:00です。

と出てきます。

これも、

9:00の部分をどこかのセルに指定して&で繋げば、

時間も他と連動して導入することできます。

(表紙に書いた時間が、文章内も編集できるとか。。。)

②『シート選択』で同時一括編集

この変更を、

他のシートも同時に選択して一括で行うことが出来ます。

同じテンプレートをコピーしたものなら、

変更するセル番号も同じなので、同時に行えます。

全てのシートを選択して、一つのシートで変更した文字は、

他のシートの同じ場所を同じ文字に変更できます。

③エクセル・ワード:『置換:CTRL+H』のショートカットを使う

「=」を入れていない、例文の入ったテンプレートで、

同じ文字をすべて書き換えしたい場合、

一括で置換できます。

まず、

CTRL+Hのショートカットで

置換BOXを出します。

今の文字を上段に。

変更したい文を下段に書いて、

まず、すべて検索をクリック。

すると「〇〇セル見つかりました。」

と出ます。

そのすべてを置換したい場合は、

「すべて置換」をクリックすると、一括変更できます。

一つずつ置換したい場合は、

検索で場所を指定してくれるので、

一つずつ選んで、「置換」をクリックします。

ショートカットを忘れそう。。。

そんな時は、

ホームから、

右端の「検索と選択」を押すと「置換」アイテムが出てくるので、

そちらから開いても出来ます。(^^♪

↑ワードも同じです。

他にも方法はあると思いますが、

こんな簡易的な方法で、「書き換えミス」をなくすことが出来るので

エクセルやワードで同じ文字を使う場合は、

こんな一括変換を活用しています♪

エクセルもワードも、

まだまだ活用できていない便利機能がありますが、

知っているものは、

できるだけ活用して、時短やミス削減に貢献していこうと思います♪

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