私のマインドマップ【㊻業務の棚卸】

マインドマップ『私らしさの一歩』

私のマインドマップ【業務の棚卸】

今の職場で、

一人当たりの業務量が過多になり、残業を強いられる状況になりました。

そんな、ごたごたが「上司への不満」となり、

うっかり、身の程知らずの行動を起こしてしまいました。

(露骨に嫌がった私。。。)

「他人を攻撃する時は、自分を正当化する時だ!」って学んだのに、

自分がやってしまっていた。

自分の不甲斐なさに後悔しましたが、

時間は戻せないので、

「いい経験したわ」

と、自分の成長に向けて、活かすことにしました。

・・・・・

そこで、今後は、

一切の文句も言わず、素直に業務をこなし、

上司からの信頼は回復できなくても、

「見る目ないなぁ!」

っと強気で対抗できるほどの「実力」を付け、

自分を励ます!(負け惜しみの行動ですが・・・)

そして、

「文句言ってたけど、頑張ってるな。」

と、過去のことにしてもらえたらいいなぁ。。。

その第一歩として、

『業務の棚卸』のワザを身に着けようと思います!

いいものは参考にする♪

業務の棚卸の参考にしたサイト

参考にしたサイトの手順に従い、

業務の棚卸をしてみようと思います。

1.業務一覧の作成

2.課題の洗い出し

3. 業務量の把握

4.優先度の設定

5.改善策の検討

6. 実行計画の作成

《1.業務一覧:洗い出し》

①雑用(ここに無駄な時間をとられる)

購買:商品選定、発注、受取・確認、倉庫運び、開封、経理処理、ファイリング、累積作成・・・

集荷対応:伝票作成、梱包、依頼、引き渡し、梱包備品在庫確認・・・・

②日々の決定業務(抜けると失点、やっても加点にはならない業務。)

日常点検、作業前準備、スケジュール確認・・・・

③イレギュラー対応(スキル、経験、能力必要業務)

スケジュール変更対応、トラブル処理、新規業務対応、外来、問い合わせ処理、打合せ・・・・

④メイン業務(出来るまで帰れない:残業)

デスクワーク:書類作成、書類確認、周知、返答、書類提出、データ入力、データ解析・・・

作業業務:試験、試験前準備、試験後片付け、在庫確認、記録、廃棄、

⑤運搬(車移動)

運び出し、引き渡し、(往復移動時間に業務遂行不可)

《2.課題:洗い出し》

①時間搾取業務の対応(メインの仕事ができない)

メイン以外のものに、時間を取られてメインが遅れる。

②メインの正確性(確認時間が取れない)

落ち着いて確認したいものへの時間が確保できない。ミスに繋がる。

③多方面からの依頼(同率の優先業務が重なる)

朝のうちに!昼一で!今日中に!明日までに!が、一度に来る。

《3.業務量:洗い出し》

①移動業務が多すぎる

パソコンに向き合えない。メール確認の時間が取れない。

②調べる時間が多すぎる

問い合わせの返答待ち。個人で判断して進められない。メモが増える。

③やり直しでロスする作業時間の重圧

試験の結果に異常が出た場合の再試験。新たに拘束時間(約3時間)が増える。

(計6時間)溜まったデスクワークに手を付けられない。=残業

《4.優先度:洗い出し》

①メイン業務

ここさえ押さえておけば、文句言われない。

②簡単な作業業務

細かい仕事をさっさと終わらせて、残りの仕事を減らす。

《5.改善策:洗い出し》

。。。「もしかして、メインを簡単な作業にすればいい?」

①メイン業務のスキルUP

メインに時間がかかっている=仕事できない証拠

”メイン対策スキル”を優先して、ちゃっちゃっとこなせる人になる!

②メイン以外は一生懸命しない

メインに時間を割きたいからと雑用を頑張っても、スキルは上がらない。

誰でもできる仕事は力抜く。(心のゆとり確保)

③休憩をとる

作業の移行前には、休憩を取って、メリハリ。

お茶飲みながらでも、デスクワークはできる。

(お茶準備の1分を惜しむより、スキルでカバーすることを考える。)

《6.実行計画の作成!》

まとめ:洗い出しの効果

「雑用時間がメインの邪魔をしている!!」

っと、思い込んでいた私は、

”雑用の効率UPスキル”に力を入れて、

「メイン業務にゆとりが欲しい!」っと思っていました。

でも、

逆だった。。。((+_+))

メインがサクサク出来たら、

雑用は気も力も抜いてできる!

そんな簡単なことにも気付かず、

「時間がたりない!」

と叫んでいるところでした。。。

業務洗い出して良かった(^^)/

あとは、

この計画実行で、

結果、成果が表れることに期待して、

頑張っていこうと思います(#^^#)

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