私のマインドマップ【業務の棚卸】
今の職場で、
一人当たりの業務量が過多になり、残業を強いられる状況になりました。
そんな、ごたごたが「上司への不満」となり、
うっかり、身の程知らずの行動を起こしてしまいました。
(露骨に嫌がった私。。。)
「他人を攻撃する時は、自分を正当化する時だ!」って学んだのに、
自分がやってしまっていた。
自分の不甲斐なさに後悔しましたが、
時間は戻せないので、
「いい経験したわ」
と、自分の成長に向けて、活かすことにしました。
・・・・・
そこで、今後は、
一切の文句も言わず、素直に業務をこなし、
上司からの信頼は回復できなくても、
「見る目ないなぁ!」
っと強気で対抗できるほどの「実力」を付け、
自分を励ます!(負け惜しみの行動ですが・・・)
そして、
「文句言ってたけど、頑張ってるな。」
と、過去のことにしてもらえたらいいなぁ。。。
その第一歩として、
『業務の棚卸』のワザを身に着けようと思います!
いいものは参考にする♪
参考にしたサイトの手順に従い、
業務の棚卸をしてみようと思います。
1.業務一覧の作成
2.課題の洗い出し
3. 業務量の把握
4.優先度の設定
5.改善策の検討
6. 実行計画の作成
《1.業務一覧:洗い出し》
①雑用(ここに無駄な時間をとられる)
購買:商品選定、発注、受取・確認、倉庫運び、開封、経理処理、ファイリング、累積作成・・・
集荷対応:伝票作成、梱包、依頼、引き渡し、梱包備品在庫確認・・・・
②日々の決定業務(抜けると失点、やっても加点にはならない業務。)
日常点検、作業前準備、スケジュール確認・・・・
③イレギュラー対応(スキル、経験、能力必要業務)
スケジュール変更対応、トラブル処理、新規業務対応、外来、問い合わせ処理、打合せ・・・・
④メイン業務(出来るまで帰れない:残業)
デスクワーク:書類作成、書類確認、周知、返答、書類提出、データ入力、データ解析・・・
作業業務:試験、試験前準備、試験後片付け、在庫確認、記録、廃棄、
⑤運搬(車移動)
運び出し、引き渡し、(往復移動時間に業務遂行不可)
《2.課題:洗い出し》
①時間搾取業務の対応(メインの仕事ができない)
メイン以外のものに、時間を取られてメインが遅れる。
②メインの正確性(確認時間が取れない)
落ち着いて確認したいものへの時間が確保できない。ミスに繋がる。
③多方面からの依頼(同率の優先業務が重なる)
朝のうちに!昼一で!今日中に!明日までに!が、一度に来る。
《3.業務量:洗い出し》
①移動業務が多すぎる
パソコンに向き合えない。メール確認の時間が取れない。
②調べる時間が多すぎる
問い合わせの返答待ち。個人で判断して進められない。メモが増える。
③やり直しでロスする作業時間の重圧
試験の結果に異常が出た場合の再試験。新たに拘束時間(約3時間)が増える。
(計6時間)溜まったデスクワークに手を付けられない。=残業
《4.優先度:洗い出し》
①メイン業務
ここさえ押さえておけば、文句言われない。
②簡単な作業業務
細かい仕事をさっさと終わらせて、残りの仕事を減らす。
《5.改善策:洗い出し》
。。。「もしかして、メインを簡単な作業にすればいい?」
①メイン業務のスキルUP
メインに時間がかかっている=仕事できない証拠
”メイン対策スキル”を優先して、ちゃっちゃっとこなせる人になる!
②メイン以外は一生懸命しない
メインに時間を割きたいからと雑用を頑張っても、スキルは上がらない。
誰でもできる仕事は力抜く。(心のゆとり確保)
③休憩をとる
作業の移行前には、休憩を取って、メリハリ。
お茶飲みながらでも、デスクワークはできる。
(お茶準備の1分を惜しむより、スキルでカバーすることを考える。)
《6.実行計画の作成!》
まとめ:洗い出しの効果
「雑用時間がメインの邪魔をしている!!」
っと、思い込んでいた私は、
”雑用の効率UPスキル”に力を入れて、
「メイン業務にゆとりが欲しい!」っと思っていました。
でも、
逆だった。。。((+_+))
メインがサクサク出来たら、
雑用は気も力も抜いてできる!
そんな簡単なことにも気付かず、
「時間がたりない!」
と叫んでいるところでした。。。
業務洗い出して良かった(^^)/
あとは、
この計画実行で、
結果、成果が表れることに期待して、
頑張っていこうと思います(#^^#)
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